Vælg en side

Persondatapolitik

1. Anvendelse

1.1. Disse forretningsbetingelser (Herefter ’’Betingelserne’’) gælder for alle tilbud og aftaler om Epic Bookings, CVR nr. 35128239 (Herefter ’’Virksomheden’’) ydelser, herunder salg og levering af festarrangementer, mobildiskotek, epiCAM og leje af udDenne persondatapolitik beskriver, hvorledes vi indsamler og behandler personoplysninger.

Ligeledes oplyses, hvilke rettigheder du har som registreret, kunde og/eller samarbejdspartner, i forbindelse med vores håndtering af dine personoplysninger.

Politikken indgår i Epic Bookings dokumentation for, at vi som virksomhed er i overensstemmelse med de gældende persondataregler.

Epic Booking agerer i forskellige henseende som dataansvarlig for dine personoplysninger.

Generelle henvendelser vedrørende persondata eller andet, kan alene ske ved kontakt til Epic Booking under fanen ’’Kontakt os’’.

1. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

Vi indsamler og behandler kun personoplysninger nødvendige for opfyldelsen af kontrakter indgået med os, eller som er generelt nødvendige for vores forretningsgang.

Hvorvidt oplysninger er nødvendige for os, afhænger af formålet som personoplysningerne skal anvendes til.

De af os indsamlede personoplysninger behandles alene i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

1.1. En ikke-udtømmende oversigt, over de personoplysninger vi indsamler:
• Navn
• Kontaktoplysninger, herunder mail og telefonnummer
• Kørekortnummer ved udleje
• Adresse(r) på steder, hvor arrangementer afholdes
• Informationer til specifikke arrangementer
• Andre personoplysninger afgivet i forbindelse med f.eks. booking af mobildiskotek
• Alle personoplysninger indskrevet i kontaktformularen på vores hjemmeside
• Mundtlige personoplysninger ved aftale om afholdelse af et arrangement
• Billeder fra epiCAM (’’selfieboks’’) til arrangementer

Disse personoplysninger indsamles og behandles i forbindelse med køb på vores hjemmeside, booking af arrangementer, forespørgsler, indsigelser og lignende.

Det bør særligt fremhæves, at brug af epiCAM (’’Selfieboks’’) til arrangementer forudsætter et konkret frivilligt, specifikt, informeret og utvetydigt samtykke, forinden billede tages. Så snart dette er indhentet fra den fotograferede deltager, indviliges ligeledes i, at pågældende billede må bruges på Epic Bookings Facebook-side til legitime formål, herunder navnlig kundetilfredshed og markedsføring.

Ligeledes anvendes billeder taget af Epic Bookings egne fotografer også til ovennævnte formål, såfremt deltageren ønsker at få taget et billede.

Ved udlejning af udstyr og materiel, opbevarer Epic Booking kørekortnummer, navn, adresse og telefonnummer i udlejningsperioden og senest indtil udstyret tilbageleveres i samme stand og dermed fri for fejl og mangler.

2. Hvilke formål indsamler vi personoplysninger til?

Vi indsamler alene personoplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, eller hvis det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse.

Vores primære formål med indsamlingen er, at vi kan levere den ydelse, som den enkelte kunde har bestilt og i øvrigt opfylde vores kontraktuelle forpligtelser.

Derudover indsamles og opbevares ovennævnte personoplysninger også til, at senere fremsende tilbud til til kunder, som før har booket et arrangement hos os.

Der kan også være tale om markedsføringsmæssige formål. Dette sker alene ved den registreredes afgivelse af et gyldigt samtykke, f.eks. ved brug af epiCAM (’’selfieboks’’) til et arrangement. De billeder, som tages med epiCAM under afvikling af et arrangement, anvendes af Epic Booking til legitime markedsførings- og kundemæssige formål, herunder deling af disse billeder på vores Facebook-side.

3. Hvad er retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger?

Det overordnede retsgrundlag for vores behandling, indsamling og opbevaring af personoplysninger udgør persondatalovgivningen, herunder databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen.

Hvis der er indgået en aftale med os, afledes en række forpligtelser heraf. Disse kontraktuelle forpligtelser forsøges bedst muligt overholdt, hvorfor dette kan kræve behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Ved markedsføringsmæssige formål eller hvis der foreligger en legitim interesse til behandling af personoplysninger, sker dette i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Ifølge efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a behandler Epic Booking ligeledes personoplysninger, hvor der er givet et gyldigt samtykke.

Vi behandler alene personoplysninger som er tilstrækkelige, relevante og begrænset til nødvendigheden i forhold til de formål, hvorunder behandlingen sker.

4. Videregivelse af personoplysninger

Epic Booking videregiver i visse tilfælde oplysninger givet i forbindelse med booking af et arrangement.

Sådanne oplysninger videregives typisk til samarbejdspartnere, navnlig ved leje af særligt eller ekstra udstyr, hvis der ønskes fotograf eller lignende.

Derudover anvendes oplysningerne også til internt brug for vores personale, således at vi kan opfylde den givne aftale.

5. Opbevaring af personoplysninger og tredjeparter

Vi lagrer vores personoplysninger i en Google server samt hos Azehosting, som udgør vores mailsystem.

Derudover opbevares kundeoplysninger i tilhørende system til vores hjemmesideløsning. Disse oplysninger er navnlig dem, som vi modtager ved opfyldelse af kontaktformularen på vores hjemmeside.

Alle personoplysninger opbevares forsvarligt og efter gældende databeskyttelsesregler. Se punkt 7 om sikkerhedsforanstaltninger for yderligere information herom.

6. Varighed af opbevaring og slettetidspunkt

I databeskyttelseslovgivningen er der ikke anført regler om varigheden af opbevaring af personoplysninger, ligesom der ej heller er anført, hvornår sådanne oplysninger skal slettes.
Epic Booking afgør som dataansvarlig varigheden af en given opbevaring. Som udgangspunkt opbevarer vi personoplysninger som nævnt i punkt 1.1 i op til 3 år.

I visse tilfælde fortsættes opbevaringen udover de 3 år. Dette sker navnlig alene i de tilfælde, hvor personoplysningerne tjener til et sagligt og/eller legitimt formål.

For så vidt angår billeder på Epic Bookings Facebook-side, forbeholdes retten til at opbevare disse billeder udover de 3 år, dog alene så længe opbevaring fortsat er relevant. Ved enhver anmodning om sletning af billeder på Facebook-siden og/eller hjemmesiden, sørger Epic Booking for sletning straks, uanset begrundelsen herfor.

Når der indgås årsaftaler med Epic Booking, opbevares dertil hørende personoplysninger så længe aftalen løber, medmindre andet aftales.

Dermed sletter vi personoplysninger, når de ikke længere er relevante. Når et sagligt grundlag ikke længere er tilstede, sletter vi løbende personoplysninger.

Varigheden regnes fra aftaleindgåelse og indsamling i ethvert henseende.

7. Dine rettigheder som registreret

Databeskyttelsesreglerne giver dig visse rettigheder som registreret, når vi behandler, indsamler og opbevarer dine personoplysninger. Dine rettigheder oplistes nedenfor.

7.1. Ret til indsigt

I medfør af indsigtsretten er du, den registrerede, berettiget til altid at anmode om oplysninger, herunder hvilke personoplysninger vi opbevarer om dig, formålet med selve registreringen, indsigt i videregivelse til tredjeparter og samarbejdspartnere, opbevaringens varighed og oplysning om hvorledes vi har indsamlet oplysningerne.

Hvis du ønsker indsigt i de oplysninger, vi har om dig, bedes du rette anmodning herom til os. Anmodningen behøver ikke at indeholde en begrundelse.

7.2. Ret til indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse over for vores behandling af dine personoplysninger, hvad enten indsigelsen vedrører indsamling, behandling eller opbevaring af oplysningerne om dig. Ved modtagelse af en sådan indsigelse, vil vi opveje indsigelsen over for de legitime interesser, som vi måtte kunne have med dine personoplysninger.

7.3. Ret til sletning

Som registreret har du ret til fuldstændig sletning af de personoplysninger, vi har om dig. Du har også mulighed for blot at lade os berigtige eventuelle fejlagtige oplysninger.

Retten til sletning træder i kraft, hvis du tilbagekalder dit samtykke eller hvis du påberåber denne ret over for os. Dette kan undtages, hvis vi har et andet retsgrundlag for fortsat at behandle dine personoplysninger helt eller delvist.

For hurtigst mulig sletning af billeder på Facebook-siden og/eller hjemmesiden bør du sende en besked til os over Facebook eller via e-mail, indeholdende et link til ét eller flere billeder, som du ønsker slettet.

7.4. Tilbagekald af samtykke

Såfremt du har afgivet et samtykke til behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os for indsigt i omfanget af dit samtykke. Dette oplyses dog altid konkret og tilstrækkeligt på tidspunktet for samtykkets afgivelse.

Derudover har du mulighed for, at tilbagekalde et af dig afgivet samtykke ved at tage kontakt til os. Vi behandler din anmodning herom hurtigst muligt, hvorefter vi vil ophøre med behandling af dine personoplysninger.

Dette finder særligt anvendelse i det tilfælde, hvor du som registreret figurerer på et billede på vores Facebook-side, eksempelvis ved din deltagelse til et arrangement eller anvendelse af epiCAM (’’selfieboks’’).

7.5. Klage til Datatilsynet

Du har også ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger.

Skulle du ønske dette, kan klage herom bl.a. indgives til e-mail dt@datatilsynet.dk eller via klageformular på følgende link: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/.

8. Sikkerhedsforanstaltninger

Epic Booking sikrer fornøden datasikkerhed for opbevaring, indsamling og videregivelse af personoplysninger. Der er foretaget flere tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som har til sigte at værne mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres, forringes, misbruges, behandles uforsvarligt eller i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Vores medarbejdere er ligeledes instrueret i, hvorledes personoplysninger behandles forsvarligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.